Splošna politika zasebnosti

V CertaMNot zbiramo in obdelujemo podatke, ki nam jih uporabniki posredujejo za overitve in pravne preglede. Najpogosteje so to: ime in priimek, rojstni datum, podatki osebnega dokumenta ali identifikacijska številka, kontaktni podatki (telefon, naslov), skenirane listine, pooblastila in elektronski podpisi. Ti podatki so potrebni za izvedbo storitve, pravilno identifikacijo strank ter izpolnjevanje zakonskih in revizijskih zahtev.Praktični primeri in scenariji uporabe:- Overitev podpisa: stranka pošlje sken osebnega dokumenta in podpisan dokument; CertaMNot preveri skladnost vnesenih podatkov, zabeleži potek overitve in shrani zapis postopka za potrebe vpisa v uradne evidence ali morebitne pravne postopke.- Pravno preverjanje pogodbe: naročnik posreduje pogodbo; izvedemo identifikacijo podpisnikov, evidentiramo pripombe in spremembe ter izročimo overjeno kopijo dokumenta s časovnim žigom.- Digitalna overitev: pri preverjanju elektronskih podpisov obdelamo relevantne metapodatke datotek in potrdila o pristnosti, da zagotovimo sledljivost postopka.Pravna podlaga za obdelavo vključuje izvrševanje pogodbenih obveznosti, izpolnjevanje zakonskih zahtev in legitimne interese, kot je preprečevanje zlorab. Podatke hranimo toliko časa, kolikor to zahtevajo veljavni predpisi ali dokler so potrebni za namene obdelave (običajno do 10 let za overjene listine), ob hkratnem spoštovanju varnostnih zahtev. Uporabniki lahko uveljavljajo pravice dostopa, popravka, omejitve obdelave ali pritožbe; za informacije se obrnite na CertaMNot preko spletnega mesta CertaMNot, telefona +38691366905 ali po pošti na Trg zbora odposlancev 47, 1330 Kočevje, Slovenija. Poslovni ID: SI75832436. Datum: 16-04-2026.

• Ime in priimek, rojstni datum, naslov stalnega prebivališča ali prebivališča za obdelavo overitvenih listin.
• Kopije osebnih dokumentov (osebna izkaznica, potni list), pooblastila, pogodbe in drugi uradni dokumenti predloženi za overitev.
• Kontaktni podatki: telefonska številka (+38691366905) in e-poštni naslov za obveščanje ter dogovarjanje terminov.
• Zapisniki video identifikacije, izrecne izjavne vsebine in digitalni podpisi, ki jih posreduje uporabnik.
• Podatki o poslovnem subjektu, vključno z ID podjetja (SI75832436) in naslovom podjetja za pravne storitve.
• Dodatne informacije, ki jih posredujejo stranke v okviru pravnih pregledov, na primer pogodbeni pogoji ali dokazila o lastništvu.

Samodejno zbiramo tehnične in uporabe podatke, potrebne za varno delovanje storitev in za analizo primerov ter izboljšave delovnih postopkov.

• IP naslov, časovni žig dostopa ter podatki o brskalniku za zagotavljanje varnosti in preprečevanje zlorab.
• Podatki o napravi in operacijskem sistemu, ki pomagajo pri odpravljanju težav in zagotavljanju skladnosti z zahtevami za elektronsko overjanje.
• Zapisniki aktivnosti na spletnem mestu, vključujoč zahteve za prenos dokumentov in uporabo e-obrazcev.
• Podatki o uspešnosti elektronskih storitev, kot so potrditve dostave e-pošte in status plačilnih transakcij.
• Podatki o uporabi storitev in anonimni agregirani statistični podatki za izboljšave storitev.
• Podatki o varnostnih dogodkih in nepooblaščenih dostopih za potrebe preiskav in zaščite pravnih dokazil.

Podatke obdelujemo za več jasno opredeljenih namenov. V vsakem primeru navedemo primer, kako obdelava poteka v praksi.

• Izvedba notarskih overitev in izdaja overjenih zapisnikov ter digitalnih potrdil za konkretne primere.
• Identifikacija strank in preprečevanje goljufij v postopkih video identifikacije ter osebne overitve.
• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti in sodelovanje z uradnimi organi po veljavni zakonodaji.
• Obdelava plačil in izstavitev računov za opravljene storitve.
• Komunikacija s strankami glede terminov, navodil za pripravo dokumentov in pojasnil glede pravnih posledic.
• Shranjevanje dokaznih gradiv in upravljanje arhiva za potrebe morebitnih sodnih postopkov.
• Analiza primerov in priprava notranjih navodil na podlagi primerov iz prakse za izboljšanje procesov.
• Izboljšanje spletnih storitev, vključno z analitiko in odpravo tehničnih napak.

Piškotke uporabljamo za zagotavljanje osnovne funkcionalnosti spletnega mesta, analitiko in izboljšanje uporabniške izkušnje. Piškotki ne vsebujejo osebnih dokumentov, vendar lahko povežejo vedenjske vzorce z obdelavo, ki jo izvajamo.

Uporabljamo sejne piškotke za delovanje strani, trajne piškotke za nastavitve uporabnika in analitične piškotke za zbiranje anonimnih statističnih podatkov.

Kategorije: nujni piškotki (delovanje strani), funkcionalni piškotki (uporabniške nastavitve), analitični piškotki (obetavne izboljšave), reklamni piškotki niso uporabljeni v povezavi z osebnimi podatki strank.

Uporabniki lahko upravljajo piškotke preko nastavitev brskalnika ali izbire na spletnem mestu. Zavrnitev določenih piškotkov lahko vpliva na delovanje nekaterih funkcionalnosti.

Celotno politiko piškotkov CertaMNot preberite tukaj.

Podatke delimo le, kadar je to potrebno za izvedbo storitve, izpolnitev zakonskih obveznosti ali obvezno sodelovanje z drugimi pravnimi subjekti. V praksi to pomeni deljenje z izbranimi partnerji le za specifičen primer.

• Deljenje z odvetniki ali drugimi notarji v primerih, kjer je to nujno za pripravo pravnih dokumentov.
• Posredovanje podatkov upravnim organom ali sodiščem, kadar to zahtevajo predpisi ali sodne odredbe.
• Posredovanje na zahtevo plačilnih procesorjev za izvedbo finančnih transakcij.
• Deljenje z izbranimi tehnološkimi partnerji, ki večnemu podpirajo shranjevanje in varnost dokumentov.
• Deljenje s ponudniki video identifikacije in overitvenih tehnologij za izvedbo oddaljenih overitev.
• Deljenje z notarji ali pravnimi subjekti v drugih državah le, ko je to nujno in skladno z veljavnimi pravili za čezmejno sodelovanje.

Obdobja hrambe so določena glede na namen obdelave in zakonske obveznosti. Sledeči primeri pojasnjujejo tipične roke hrambe glede na scenarije uporabe.

Računi in pogodbe: hranimo 10 let za potrebe računovodstva in morebitnih pravnih zahtev oz. v skladu z zakonodajo.

Komunikacija s strankami: e-poštna sporočila in zabeležke hranimo običajno do 3 leta, razen če je krajše ali daljše obdobje potrebno za obravnavo primera.

Varnostni in dostopni zapisi: hranimo do 5 let za potrebe preiskav in zagotavljanja dokazil v primerih spora.

Ko razlog za obdelavo preneha, izbrišemo ali anonimiziramo podatke, razen če zakon ne določa daljšega roka hrambe.

Zaščita podatkov je ključna pri obdelavi pravnih dokazil. CertaMNot uporablja večplastne varnostne ukrepe: šifriranje prenosov (TLS), nadzor dostopa z omejenimi pooblastili, varnostne kopije in dokumentirane postopke za obvladovanje incidentov. V praksi izvajamo tudi redne notranje revizije in preglede primerov, da zagotovimo sledljivost postopkov.

• Šifriranje podatkov pri prenosu in po potrebi šifriranje arhivskih datotek.
• Dostop na podlagi uporabniških pravic in preverjanje identitete oseb s pooblastili za pregled dokumentov.
• Redne varnostne kopije, omejeni dostopi ponudnikov gostovanja in notranji postopki za odziv na varnostne incidente.

CertaMNot obravnava varstvo osebnih podatkov skrbno in v skladu z veljavno zakonodajo EU in Slovenije. Ta del politike pojasnjuje, kako zbiramo, uporabljamo in varujemo podatke ter kakšne pravice imate kot posameznik. Pristop temeljimo na primerih iz prakse: opisujemo scenarije, v katerih stranke predložijo dokumente za overitev, in korake, ki jih izvedemo, da zagotovimo minimalno in sorazmerno obdelavo.

Ta politika se uporablja za vse storitve, ki jih CertaMNot nudi v Republiki Sloveniji in v EU preko spletne strani CertaMNot.digital ter osebnih postopkov v poslovnih prostorih. Velja za stranke, prosilce za overitev listin, pooblaščence in obiskovalce poslovnih prostorov na naslovu Trg zbora odposlancev 47, 1330 Kočevje.

• Pravni temelji obdelave: obdelava temelji na izpolnjevanju pogodbe, pravnih obveznostih, zakonitem interesu za preprečevanje goljufij ter soglasju, kadar je to potrebno.
• Namen obdelave: izvedba overitev, identifikacija stranke, vodenje evidenc, izpolnjevanje zakonskih obveznosti in varnost postopkov.
• Vrste podatkov: osnovni identifikacijski podatki (ime, naslov), podatki o dokumentih, kontaktni podatki, zapisi postopkov overitve in morebitni ustvarjeni potrdili.
• Obdobje hrambe: podatke hranimo toliko časa, kolikor to zahtevajo predpisi in racionalna potreba za izvedbo storitve; običajno skladno z zahtevami državnih arhivov in notarstva.

Če menite, da so bili vaši podatki obdelani v nasprotju z zakonodajo, lahko vložite pritožbo pri CertaMNot ali pri informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije. Najprej predlagamo praktični primer: opišite postopek in priložite morebitne dokumente; mi pregledamo zadevo in odgovorimo v razumnem roku z jasno opisanim naslednjim korakom.

CertaMNot ne izvaja agresivnega trženja. Komunikacije so omejene na obvestila o spremembah storitev, praktične napotke za pripravo dokumentov ter ponujanje dodatnih storitev, sorodnih overitvam. V primeru primerov uporabe pošljemo le relevantne informacije, povezane s predhodnim stikom ali opravljeno storitvijo.

Če ne želite prejemati tržnih sporočil, se lahko kadar koli odjavite preko povezave v elektronskem sporočilu ali nas kontaktirate preko spletne strani CertaMNot.digital. Odjava ne vpliva na obvestila, ki so potrebna za izvedbo že naročenih storitev.

CertaMNot večinoma obdeluje podatke odraslih strank. Če gre za storitve, ki vključujejo mladoletne osebe, zahtevamo soglasje zakonitega zastopnika ali pooblastilo, kot to zahtevajo veljavni predpisi. Primer: overitev podpisa starša na pooblastilu za otroka zahteva prisotnost zakonitega zastopnika in ustrezne identifikacijske dokumente.

Na spletnih straneh CertaMNot.digital so lahko povezave na zunanje vire. CertaMNot ne odgovarja za vsebino, varnost ali politike zasebnosti teh tretjih strani. Pred uporabo njihovih storitev preberite pogoje in politiko zasebnosti teh ponudnikov.

Vsaka pomembnejša sprememba politike bo objavljena na CertaMNot.digital in, kadar je to potrebno, sporočena registriranim strankam. Pri spremembah navajamo scenarije, zakaj je bila sprememba potrebna, kako vpliva na obstoječe postopke in katere ukrepe uvajamo za zaščito podatkov.